2021年3月3日

PyCon JP 2020を支えたツール sessionize について | Thank you, sessionize! Part 1/2

皆さん、こんにちは。
PyCon JP 2021座長(2020ではコンテンツチームリーダー)のnikkieです。

PyCon JP 2020ではトークの公募にsessionizeというツールを使いました。
このツールはカンファレンスの運営をとても助けてくれたと感じています。
他のスタッフや、他のカンファレンススタッフに知見を共有するために、記事を書きます。

  • Part 1/2(本記事):sessionize選定の経緯、費用、よかった点(2/5) 
  • Part 2/2:よかった点(3/5)・sessionizeのデメリット(近日公開予定)


プロポーザルの運用には専用のツールが必要

PyCon JPのカンファレンスの中心は、皆さんから公募したトークです。

近年のPyCon JPには100件以上のトークの応募(=プロポーザル)があります。
トークの応募だけであればGoogleフォームで済むかもしれませんが、プロポーザルのレビューや採択まで行う場合、Googleフォームで運用するのは厳しい状況です。

2019年はPaperCallというツールを使っていました。
トークの応募フォームから、プロポーザルのレビュー、そして採択までサポートしたツールです。
各地のPyConでも使われていますね。

ですが、私個人としてはPaperCallは機能が弱いと感じていました。
PaperCallは採択後の運用をあまりサポートしません。
2019年はGoogleフォームなどを組合せた運用を経験しました。
ツールの機能が弱いために、スタッフの作業が増えてしまっているという印象を受けました。

この課題感を2020 座長のnishiさんやPyCon JP Associationボードメンバーにも共有したところ、各地のPyConで使っているツール一覧を教わりました。
いくつか見て候補を絞り、試用した末に、2020年はsessionizeを使う決定をしました。


費用:無料で始められる!

sessionizeはPaperCallと同じく、無料で使い始められます
有料にしたときの金額もPaperCallと同じです($499)。

PaperCallの無料利用には制限があります(PaperCall pricing)が、sessionizeは無料で全機能使えるようでした(sessionize pricing)。

無料でテストイベントを作って色々試し、PaperCallよりできることが多くてよさそうと判断できたので、使いました。

使ってみてよかった点(全5点)を共有していきます。


sessionize推しポイント

 

1. プロポーザルのフォームをカスタマイズできる!

 
PaperCallは自由記述中心のフォームのため、あまりにも短くレビューしづらいものもありました(ref: 改善案1:自由に書けたがゆえにプロポーザルの分量がまちまちだった問題について)。
レビューに必要な情報が盛り込まれていないプロポーザルをなくすために、2020ではフォームの記述項目を細かく分けました。
これはsessionizeのフォームカスタマイズ機能のおかげで実現しました。

sessionizeでは、自由記述欄や選択欄を自由に追加できます

トーク応募用フォーム作成機能で、追加の質問項目を設定できます。


2. Mass mailing!!

 
私個人にとってPaperCallが一番イケていなかった点は、スピーカー(トーク採択に承諾した方)への連絡機能が弱かったことです。
個別のプロポーザルに対してしかメッセージを送ることができず、スタッフは手動でスピーカー一人ひとりに連絡を送信しました😫
※この作業はスタッフの中で「真心送信」と呼ばれ、「2020では繰り返さない」と振り返りで固く誓われました
(PaperCallはメッセージのユースケースをレビュー中の個別のフィードバックのみと限定しているような印象です)

sessionizeではスピーカーへのEメール連絡がばっちりサポートされています!
全体にEメールを送れるのはもちろん、何人か選んで送信することもできます(例:未回答の方を絞ってリマインド)。

スピーカー全体にも、選んだ何人かにも、メール送信できます!
 
メールのドラフトや、送ったメール文面の保存もサポートされており、スピーカー連絡周りは非常に助けられました。


sessionizeの推しポイント(よかった点)はまだまだ挙げられます。
続きは、Part 2/2 で共有します。
興味を持った方は、ぜひ無料で試してみてください!

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