PyCon JP 2020を支えたツール sessionize について | Thank you, sessionize! Part 1/2

皆さん、こんにちは。
PyCon JP 2021座長（2020ではコンテンツチームリーダー）のnikkieです。

PyCon JP 2020ではトークの公募にsessionizeというツールを使いました。
このツールはカンファレンスの運営をとても助けてくれたと感じています。
他のスタッフや、他のカンファレンススタッフに知見を共有するために、記事を書きます。

• Part 1/2（本記事）：sessionize選定の経緯、費用、よかった点（2/5） 
• Part 2/2：よかった点（3/5）・sessionizeのデメリット（近日公開予定）

プロポーザルの運用には専用のツールが必要

PyCon JPのカンファレンスの中心は、皆さんから公募したトークです。

近年のPyCon JPには100件以上のトークの応募（＝プロポーザル）があります。
トークの応募だけであればGoogleフォームで済むかもしれませんが、プロポーザルのレビューや採択まで行う場合、Googleフォームで運用するのは厳しい状況です。

2019年はPaperCallというツールを使っていました。
トークの応募フォームから、プロポーザルのレビュー、そして採択までサポートしたツールです。
各地のPyConでも使われていますね。

ですが、私個人としてはPaperCallは機能が弱いと感じていました。
PaperCallは採択後の運用をあまりサポートしません。
2019年はGoogleフォームなどを組合せた運用を経験しました。
ツールの機能が弱いために、スタッフの作業が増えてしまっているという印象を受けました。

この課題感を2020 座長のnishiさんやPyCon JP Associationボードメンバーにも共有したところ、各地のPyConで使っているツール一覧を教わりました。
いくつか見て候補を絞り、試用した末に、2020年はsessionizeを使う決定をしました。

費用：無料で始められる！

sessionizeはPaperCallと同じく、無料で使い始められます。
有料にしたときの金額もPaperCallと同じです（$499）。

PaperCallの無料利用には制限があります（PaperCall pricing）が、sessionizeは無料で全機能使えるようでした（sessionize pricing）。

無料でテストイベントを作って色々試し、PaperCallよりできることが多くてよさそうと判断できたので、使いました。

使ってみてよかった点（全5点）を共有していきます。

sessionize推しポイント

 

1. プロポーザルのフォームをカスタマイズできる！

 

PaperCallは自由記述中心のフォームのため、あまりにも短くレビューしづらいものもありました（ref: 改善案1：自由に書けたがゆえにプロポーザルの分量がまちまちだった問題について）。

レビューに必要な情報が盛り込まれていないプロポーザルをなくすために、2020ではフォームの記述項目を細かく分けました。
これはsessionizeのフォームカスタマイズ機能のおかげで実現しました。

sessionizeでは、自由記述欄や選択欄を自由に追加できます

トーク応募用フォーム作成機能で、追加の質問項目を設定できます。

2. Mass mailing！！

 

私個人にとってPaperCallが一番イケていなかった点は、スピーカー（トーク採択に承諾した方）への連絡機能が弱かったことです。
個別のプロポーザルに対してしかメッセージを送ることができず、スタッフは手動でスピーカー一人ひとりに連絡を送信しました😫

※この作業はスタッフの中で「真心送信」と呼ばれ、「2020では繰り返さない」と振り返りで固く誓われました

（PaperCallはメッセージのユースケースをレビュー中の個別のフィードバックのみと限定しているような印象です）

sessionizeではスピーカーへのEメール連絡がばっちりサポートされています！
全体にEメールを送れるのはもちろん、何人か選んで送信することもできます（例：未回答の方を絞ってリマインド）。

スピーカー全体にも、選んだ何人かにも、メール送信できます！

 

メールのドラフトや、送ったメール文面の保存もサポートされており、スピーカー連絡周りは非常に助けられました。

sessionizeの推しポイント（よかった点）はまだまだ挙げられます。
続きは、Part 2/2 で共有します。

興味を持った方は、ぜひ無料で試してみてください！