こんにちは。PyCon JP 2026会場チームリーダーのPeacockです。
この記事では、会場チームのメンバーが準備期間から当日まで、どんなことに力を入れてきたかを紹介します。それぞれの領域を担当したメンバーが、オムニバス形式で順番に書いていきます。
会場レイアウト・設計（inoue / peacock）
ランチ（mority）
パーティー（YUKARI）
おやつ・ドリンク（yoshi-tsukamo）
会場レイアウト・設計（inoue / peacock）
PyCon JP 2026のカンファレンスは、昨年に続いて広島国際会議場で開催しました。会場は同じですが、今年は部屋割りやスポンサーブースの設置場所などを変更しています。ここでは、会場チームがどのように会場レイアウトを設計していったのかをご紹介します。
施設を決める
まず、開催する施設を決めるにあたって、イベント全体の要件を想定します。
参加者数
セッション数・トラック数
スポンサー数
受付、休憩、昼食、パーティーなど、イベント内で実施するコンテンツ
こうした要件を整理した上で、今年も昨年と同様に広島国際会議場で開催することになりました。
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| 広島国際会議場 |
部屋を割り当てる
開催施設が決まったら、実施するコンテンツと会場の仕様・制約を確認し、会場担当者とやり取りしながら具体的なレイアウトを設計していきます。
会場の各部屋には、定員や座席配置の例が用意されています。それらを参考に、基調講演を行う部屋、各トラックのセッションルーム、休憩スペース、パーティー会場などを割り当てていきます。
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| 会場レイアウトの様子 |
部屋ごとのレイアウトを考える
部屋の割り当てが決まったら、それぞれの部屋について、机や椅子、プロジェクター、スクリーンなどの配置を検討します。
机や椅子は、会場から提示されている配置例をベースに考えます。ただし、カンファレンスでは通常の会議利用とは異なる設備も必要です。PyCon JP 2026では、セッションを収録するための機材を各部屋に設置したり、演台の後ろに独自のバナーを設置したりするため、それらのスペースも考慮してレイアウトを決めました。
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| Day0 会場の準備様子 |
また、プロジェクターやスクリーンが備え付けられている部屋もあれば、別途設置が必要な部屋もあります。そのため、映像機材の位置や参加者からの見え方も含めて、部屋全体のレイアウトを検討します。
パーティー会場については、まずその部屋で飲食が可能かどうかを確認します。その上で、立食形式にするのか、料理やドリンクをどこで提供するのかを決めていきます。パーティー受付を設置する場合は、受付後の参加者をどう誘導するか、待機列をどこに作るかといった動線も考える必要があります。
共用スペースの使い方
参加者の受付や、スポンサー企業が展示を行うスポンサーブースは、会議室ではなく、ロビーやホワイエと呼ばれる共用スペースに設置することがあります。
ただし共用スペースには、防災や避難経路の確保といった理由から、机やブースを置けない場所があります。そのため、会場側に設置可能な範囲を確認しながら、受付やスポンサーブースの配置を検討します。
そのほかの確認事項
このほかにも、レイアウトを決めるためにはさまざまな確認が必要です。
各エリアへの電源の引き方
会場で使用できる机や椅子などの備品数（足りない場合は追加レンタルも検討）
メイン会場にバナーや幕を吊る場合の、吊り設備の有無や設置できる大きさ
図面だけではわからないこと
こうして会場の仕様や制約を確認し、会場担当者と連絡を取り合いながら、カンファレンス全体のレイアウトを設計していきます。
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| Day0 会場の準備様子 |
ただし、図面上の2次元のレイアウトだけでは分からないことも多くあります。実際の部屋の広さや通路の幅、備品の大きさ、参加者からスクリーンがどう見えるかなどは、図面だけでは判断しにくい部分です。そこで、実際に広島国際会議場へ足を運び、会場や備品を確認しながら設計を進めました。
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| Day0 会場の準備様子 |
会場レイアウトの設計というと、部屋割りや机・椅子の配置を決める作業をイメージしがちです。しかし実際には、参加者の動線や必要な設備、会場の制約など、さまざまな要素を考慮する必要があります。会場担当者とのコミュニケーションと現地での確認を重ね、イベント当日の運用をイメージしながら、一つずつレイアウトを作っていきました。
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| Day0 会場の準備様子 |
ランチ（mority）
会場チームでランチを担当したmorityです。ここからは、ランチの準備や当日の提供についてご紹介します！
PyCon JPでは、参加者にセッションだけでなく会期中の滞在も楽しんでもらうため、昼食やおやつを企画しています。
ランチでやりたかったこと
PyCon JPはホスピタリティを重視しているため、スタンダードなお弁当のほかに、ベジタリアン・ハラル向けのお弁当を用意することが企画段階で決まっていました。
昨年は、初の地方開催だったことや準備に着手したタイミングなどの事情から、一部を引き続き東京の業者さまにお願いしていました。今年はどうせなら開催地の業者さまだけでいきたいと考え、地場の業者さまやレストランにお願いする方針で選定を進めました。
広島感を重視したお弁当
広島でお弁当と聞くと何を思い浮かべますか？ 「わたや」と「むさし」ですね。
私の中ではもうこの2択しかあり得ないと思いつつ、いくつかの候補を挙げて運営チーム内でアンケートを実施しました。最終的に決まったのが次の2つです。
むすびのむさし「若鶏むすび弁当」
わたや「九重弁当」
むすびのむさしのお弁当は、言わずと知れた広島のソウルフードです。ぜひ来場者のみなさまにも食べてもらいたいと考えていました。
割烹宅配わたやごちそうデリカさまには、相談の段階で「広島感を出したい！」とお伝えしたところ、予算内で小鰯の天ぷらやあなご・広島菜といった広島ならではの料理をご提案いただき、PyCon JP特別版のお弁当をご用意いただきました。
昨年はDay 1・Day 2それぞれ2種類ずつ、計4種類を用意しました。ただ、人気が片方に偏ると選べない人が出てしまい、不公平ではないかと運営内で話し合った結果、今年は1日1種類としました。
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| Day1 お弁当 |
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| Day2 お弁当 |
ベジタリアン・ハラル向けのお弁当
いちばん力を入れたのが、こちらの準備です。
特にハラル向けのお弁当は、日本人の私には馴染みがなかったため、どのようなものかを調べるところから始めました。調べてみると、第三者認証の制度があったり、厳密なレストランでは調理器具や調味料まで分けていたりと、お店によって対応がさまざまであることが分かりました。そこで、Python AsiaのDiscordでアドバイスをもらいながら選定を進めました。
対応の厳密さに加えて、予算内で、かつお弁当として一定の個数を配送できることも条件になるため、お店探しには苦労しました。Deep Researchの助けも借りながら探していきました。
そんな中、すべての条件をクリアし、さらにベジタリアン・ハラルの両方に対応できるチュリヤカナックさまに出会えたおかげで、期日までにお弁当を準備できました。ご相談したところ親身に乗っていただき、2日分（計4食）をご提案いただけてとても助かりました。「来場者の出身国はどちらですか？」と確認してくださり、出身国の傾向に応じてメニューを考えてくださったことにも感激しました。
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| Day1 ベリタリアンハラル向けお弁当 |
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| Day2 ベリタリアンハラル向けお弁当 |
そして当日の提供へ
当日は、出たとこ勝負で臨機応変！！ もちろん事前に「こうしよう」といろいろ準備はしていましたが、提供場所や人員配置などは、やはりその場でみんなで決めながら進めました。
その甲斐あって、多くの来場者に広島を感じてもらうことができました！ベジタリアン・ハラル向けのお弁当も好評で、「こっちの方が美味しそう」と、食の制限に関係なく手に取る方も多くいました。みなさん思い思いにランチを楽しんでいただけたのではないかと思います。
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| ランチの様子 |
Day 1の様子を見ながら、配布場所や待機列、弁当ガラの回収場所などの配置を見直し、Day 2はよりスムーズに提供できました。
特に、当日ボランティアスタッフのみなさんが加わり、提供やゴミの回収を担当してくれたおかげで、とても効率的に対応できました。当日ボランティアスタッフのみなさん、ありがとうございました！
さいごに
私は広島出身なので、ぜひランチは自分がやろうと名乗り出て担当させてもらいました。来場者の多くの方に楽しんでもらえたのではないかと思いますし、広島の名物を知ってもらう機会になったなら幸いです。
ランチは来場チケットに含まれる特典なので、確実に全員に行き渡らなければなりません。ただ、来場者数はギリギリまで確定しないため、見込みで発注する必要がありました。この辺りの調整はとても大変でしたが、良い経験になりました。来年以降の担当者のためにも、ナレッジを共有できるようにしておきたいと思います。
パーティー（YUKARI）
会場チームでパーティーを担当したYUKARIです。ここからは、1日目の夜に開催したオフィシャルパーティーについて、準備から当日、そして翌日の「後片付け」まで、裏側をまるっとご紹介します！
まずは会場探しから
パーティーをカンファレンス会場の広島国際会議場で実施できることは分かっていました。ただ、「外の会場だとどのくらいの費用で、どんなことができるんだろう？」というのも気になるところです。そこで、周辺のホテル数か所にバンケットでのパーティーの見積もりをお願いして、比較してみました。
検討の結果、コストパフォーマンスの観点から、今年もカンファレンス会場での開催に決定。移動がなく、セッション後にそのまま流れ込めるのも嬉しいポイントです。
料理は会場内の「バッケンモーツアルト」さんへ
広島国際会議場には食事を提供する機能がないため、料理はケータリングになります。外からケータリングを持ち込む場合はいわゆる「持ち込み料」がかかりますが、会場内の「バッケンモーツアルト カフェ」にお願いすれば、その持ち込み料をこちらで負担しなくて済むとのこと。これは助かる！ということで、料理はバッケンモーツアルトさんにお願いしました。
ドリンクは「飲み放題」をやめてみた
パーティーのドリンクといえば、ふつうは飲み放題です。でも今年は、お酒を飲む人も飲まない人も納得感のある形にしたい、そして「どれにしようかな」と選ぶ楽しさも味わってほしい、と考えました。
そこで出てきたのが、「パーティーチケットには料理＋1ドリンクだけを含めて、2杯目からは好きなものをキャッシュオンデリバリーで頼めるようにしたらどう？」というアイデアです。
せっかくなら美味しいクラフトビールを…ということで、主催メンバーが1年前のPyCon JPで訪れていた広島市内のブルワリー「TAROS Brewing」さんに問い合わせてみたところ、なんと出張販売をOKしていただけました！
チケット設計と販売
料理とドリンクが決まったところでチケット代を決め、connpassでパーティーチケットの販売をスタートしました。
connpassページ: https://pyconjp.connpass.com/event/398153/
チケットは次の3種類を用意しました。
通常チケット
学生向けチケット（ノンアルコール）
ペアチケット
ペアチケットは今年の新しい試みです。国際的なカンファレンスであるPyCon JPには、海外からパートナーと一緒に来日される参加者もたくさんいます。「昼間のカンファレンスには参加しないけれど、夜のパーティーにはディナーも兼ねて一緒にどうぞ！」という想いで作ったチケットです。
チケット販売に向けて、パーティー紹介のブログも書きました。
PyCon JP 2026オリジナルラベルのビール缶ができた！
さらにTAROS Brewingさんから、「PyCon JP 2026のロゴ入りオリジナルラベルでビール缶を作りませんか？」というご提案が。何それめちゃくちゃ面白そう！！ということで、PRチームにも協力してもらってラベルをデザインしました。できあがったのが、こちらのとってもオシャレで可愛いビール缶です。
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| PyCon JP 2026 特製ラベルビール |
最初の1杯としてだけでなく、パーティーでの2杯目やおみやげとしても販売し、なんと300缶が完売しました。私もお土産に1本購入して、まだ自宅の冷蔵庫にあります。いつ飲もっかな〜。飲んでくださった皆さん、ありがとうございました！
現地で動線チェック
事前に、パーティー会場となる広島国際会議場の「ヒマワリ」に、会場の担当者さん、TAROS Brewingさん、主催メンバーで集まり、実際に歩きながら動線などをチェックしてレイアウトを決めました。
会場レイアウトのパートでも触れたとおり、図面だけではわからないことがたくさんあります。「ビールのカウンターはここ」「料理はこっち」「受付からこう流れて……」と、現地で当日の様子をイメージしながら決めていきました。
本番：その場で臨機応変！
パーティーは1日目の夜。同じ日のお昼に行ったランチ配布の反省をすぐに活かすべく、会場チームのメンバーでパーティー入口の動線をサッと協議。サインボードを追加して、入口を「アルコール」と「ノンアルコール」の二手に分けました。おかげで、入場はとってもスムーズに！
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| 案内誘導 |
……と思いきや、次は料理のところで行列が発生。料理はどこから取ってもらってもよかったのですが、礼儀正しいPyCon JP参加者の皆さんが、きれいに1か所に並んでくださったのです。PyCon JP参加者のお行儀の良さを実感した瞬間でした（笑）
最後にPatryの様子になります！
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| Day1 Party乾杯の様子！ |
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| Day1 Party フード |
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| Day1 Partyの様子 |
翌日：地域のゴミ分別ルールを学ぶ
パーティーで出た空き缶やペットボトルの片付けでは、地域によってゴミの分別ルールが違うことを学びました。広島市では、資源ごみ（缶・ビン・ペットボトル）は洗ってから市販のゴミ袋で出す必要があるそうです。2日目の朝、会場チーム総出で分別し直しました。来年以降のために、このルールもしっかり申し送っています。
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| 翌日の片付け。頑張りました |
来年に向けて
最後に、やってみて見えてきた「次はこうしてみたい」ポイントも残しておきます。来年のパーティーづくりの参考になればうれしいです。
温かい料理：料理はとても美味しかったのですが、温かいメニューもあると、もっと満足度が上がりそうです。
お水：飲み放題でもそうでなくても、お水を用意しておくと、より快適に過ごしてもらえそうです。普段チェイサーを欠かさない私としても、ぜひ実現したいポイントです。
ベジタリアン・ハラル対応：ランチで好評だったベジタリアン・ハラル対応を、パーティーでもできるといいなと考えています。チケット申し込み時に希望を確認して、人数分を用意する形がよさそうです。
おわりに
会場探しから、料理・ドリンク選び、オリジナルビール缶づくり、当日の動線変更、そして翌朝の片付けまで。パーティー担当は想像以上にいろいろなことがありましたが、振り返ってみると、どれも「みんなでワイワイ考えて、なんとかする」楽しさにあふれていました。
特別なスキルがなくても、「こうしたら参加者の皆さんが楽しいかも」というアイデアがあれば、それを形にできるのが主催メンバーの醍醐味です。この記事を読んで少しでも「楽しそう」「自分にもできるかも」と思ったら、ぜひ来年、一緒にパーティーを作りましょう！
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| TAROS Bweringの皆様と |
パーティー撤収完了時、TAROS Brewingのみなさまと主催メンバーでパシャリ。
おやつ・ドリンク（yoshi-tsukamo）
おやつ・ドリンク担当の塚本です。今回初めてPyCon JPの主催メンバーになりました。
私は静岡県からの参加で、静岡で行われるPythonコミュニティやカンファレンスのスタッフもしています。そちらでも飲食系の手配などを行っているのですが、おやつとドリンクに関しては全くの未経験でした。
提供場所と提供時間
今回、おやつとドリンクは、休憩所として利用する「ヒマワリ」に設置することになりました。2日ともランチ終了と同時に提供を始め、2時間後に終了するスケジュールです。
このうち両日とも最後の30分は、タイムテーブル上「コーヒーブレイク」として設けられた時間で、大勢の参加者が押し寄せることが想定されます。
おやつ・ドリンクを提供してくれる業者さん探しから
参加者に提供するおやつ・ドリンクを自分たちで買ってくるのは現実的ではないので、業者さんに依頼することになります。そこで、パーティーでもお世話になっているバッケンモーツアルトさんにお願いすることにしました。
予算をお伝えし、その範囲内で用意できるお菓子やドリンクの種類を提案していただきました。お菓子は広島らしいものを十数種類、しかも1日目と2日目でラインナップを少し変えて提供していただけることになりました。
ドリンクはコーヒーとオレンジジュースで考えていたのですが、オレンジが世界的に不足している状況らしく、リンゴジュースに変更となりました。
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| おやつコーナーの様子 |
準備中の動線を工夫する
提供は午後からですが、当然ながら準備の時間が必要です。ランチの配布中から、お菓子とドリンクの準備を進めていました。
おやつ・ドリンクの配布場所は、ヒマワリの入口を入ってすぐの場所で、左右にテーブルを配置していました。1日目は、お菓子の搬入やドリンクの準備を進めつつ、片側のテーブルでランチの配布も行っていました。お弁当の列のすぐ横に準備中のお菓子やドリンクが並ぶ形になり、提供前なのかどうかが分かりにくい配置になっていました。
そこで2日目は、ランチの配布場所をヒマワリの入口に移して、列と準備中のテーブルを分けました。あわせて提供時間を書いた案内パネルをテーブル前に置き、ひと目で分かるようにしました。
休憩所は常に誰かがいる場所なので、準備中の見せ方や動線づくりは難しいところです。今回の工夫は、次の開催にも活かしていければと思っています。
意外とみんなお菓子を食べない……
参加者全員に十分行き渡るだけの個数は用意していました。しかし、思いのほかお菓子が減っていきません。私は甘いものが好きなので遠慮せずもらってしまう方なのですが、今年のPyCon JP参加者は全体的にちょっとずつしか持っていかなかったのです。1日目の分が結構余ってしまい、2日目に回すことになりました。
そこで2日目は、積極的に案内を行いました。マイクが使えたので、提供終了時間のアナウンスを定期的に入れました。休憩中の方にはちょっとうるさかったですかね（笑）
このほか、なかなか休憩所に来られないスポンサーブースの方々には、私以外の会場チームメンバーがお菓子を配って歩いてくれました。その甲斐あって、最終的にはすべてのお菓子を配り切ることができました！
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| おやつコーナーの様子 |
さいごに
参加者が一息つける休憩所にコーヒーやお菓子があると、やっぱり嬉しいですよね。今回はそのための準備から当日のオペレーションまで担当しましたが、非常に楽しかったです！想定していなかったことも起きましたが、今後に活かせればと思っています。
カンファレンス当日の会場チームは忙しいですが、その分やりがいがあります。参加者のための環境づくりは、いろいろ試行錯誤ができて楽しいものです。経験がなくても、周りには協力してくれるチームの仲間がいます。興味がある方は、ぜひPyCon JP 2027の主催メンバーになってみましょう！
終わりに
会場チームを統括していた共同座長の佐野です。私自身もPyCon JP 2025では会場チームを担当していて、準備から当日まで目まぐるしい日々を過ごしたことを思い出します。
会場チームは、イベントすべての土台となる会場の準備から当日のコントロールまで、とにかくやることが多いチームです。その分、参加者や運営メンバーを含む関係者に会場でどう過ごしてもらうかを考える場面も多く、イベント運営の裏側がいちばんよく分かるチームと言っても過言ではありません。今回のブログもその一旦のご紹介であり、今後のPyCon JPやテックカンファレンスでの運営参考になればと嬉しいですね。
当日、参加者のみなさんが楽しんで過ごしてくださった様子は、ブログ内の写真からも伝わってきます。PyCon JP 2026会場チームのみなさん、本当にお疲れさまでした！
PyCon JP 2027 の主催メンバーを募集しています
PyCon JP 2027も動き始めました。2027年9月24日（金）〜26日（日）に、静岡県沼津市のプラサ ヴェルデで開催します。日程・会場・座長については、次の記事をご覧ください。
現在、一緒にイベントをつくる主催メンバーを募集しています。今回のアーカイブ動画の公開のように、イベント当日だけでなく、その前後を支える活動もたくさんあります。興味のある方は、下のフォームからお気軽にお申し込みください。
