はじめに
こんにちは！PyCon JP 2026 参加者管理チームの tomoya です。
8月21日〜23日に広島で開催された「PyCon JP 2026」の振り返りレポートを、参加者管理チームからお届けします。
この記事では、参加者管理チームが力を入れて取り組んだことや、今年から新しく始めた取り組みについて、４人のメンバーによるオムニバス形式で紹介します。
「PyCon JP 2027」の主催メンバーに興味のある方や、テックカンファレンスの運営に携わっている方にも、楽しんでいただければ幸いです。
遠方支援
遠方支援の取り組みについて、soogie がご紹介します。
遠方支援というのは、海外や国内でも開催地から離れた地域から参加する方の交通費、宿泊費に対してイベント側から金銭的補助をする制度です（詳しくは公式サイト）。
今年はより多くの人数をサポートするため、実費の7割（国内4万円、海外10万円が上限）を支給しました。予算としては国内30名、海外10名の枠を用意していましたが、キーノートスピーカーのCarrol Willingさんのご厚意により、国内40名、海外11名を採択することができました（採択結果のお知らせ）。
遠方支援には、申請、採択判断、採否通知、振込先の登録、領収書等のアップロード、当日参加のチェック、銀行振り込み手続きなど申請者、運用担当者の両方にさまざまな事務作業が発生します。この事務作業を支える遠方支援の申請システムについても2025年の振り返りを踏まえてシステムを刷新し、従来よりも申請者、運用担当者の双方の負荷が低くなっています。
当日わざわざ受付にお越しになって「遠方支援があったおかげで参加できた。ありがとう」と言ってくださる方も何人かいらっしゃって、本当にうれしかったです。
招聘状作成
招聘状作成について、matsushita がご紹介します。
PyCon JP 2026では、海外から参加される方を対象に、ビザ申請などに必要となる招請状の作成を行いました。
海外から参加する方の中には、日本への入国にあたってビザの取得が必要な方もいます。その場合、ビザ申請に必要な書類の一つとして、イベント主催者からの招請状を求められることがあります。
例年通り、招請状の作成依頼を受け付け、参加者ごとに必要な情報を確認したうえで、招請状を作成・送付しました。
PyCon JPの開催前から参加者の方とやり取りする機会も多く、招請状の作成だけでなく、ビザ申請に必要な情報について確認したり、準備の状況を聞いたりすることもありました。
そして、実際にビザを取得して無事に日本へ来ることができ、広島の会場で直接お会いできたときは、とてもうれしかったです。
オンラインやメールでやり取りしていた方と、実際にPyCon JPの会場でお会いできるのは、参加者対応ならではの楽しさだと感じました。海外から参加される皆さんが、無事にPyCon JP 2026に参加できたことをうれしく思います。
Day0 企画
Day0 企画について、shion1305 がご紹介します。
PyCon JP 2026では、今年からの新しい取り組みとして、カンファレンス前日の8月20日(木)18:00〜20:00で「Day 0」として前日受付を実施しました。
背景として、毎年のPyCon JPではカンファレンス初日の朝に受付が集中するという課題がありました。昨年のPyCon JPでは、開場後最初の1時間だけで約300名の方が受付を済ませており、朝の受付には長い列ができていました。そこで、前日から広島に滞在している方や近隣にお住まいの方に前日のうちに受付を済ませていただき、当日の混雑を緩和しようというものです。
あわせて、広島のPythonコミュニティ「すごい広島 with Python」とのコラボイベントとして、受付近くで立ち寄り自由の交流スペースをオープンしました。こちらはPyCon JP 2026のチケットをお持ちでない方も参加できる開かれた企画で、広島名物のもみじ饅頭を用意し、参加者同士が翌日に向けて気軽に交流できる場を目指しました(詳しくは開催前の告知ブログをご覧ください)。
結果として、全来場者408名のうち71名(17.4%)の方に前日に受付を済ませていただくことができ、Day 1の朝の受付混雑を緩和することができました。
初めての取り組みとなった今回のDay 0が、カンファレンスを一足早く楽しむきっかけになっていたらうれしいです。
ご参加いただいた皆さん、そして企画にご協力いただいた「すごい広島 with Python」の皆さん、ありがとうございました!
寄付企画
tomoya です。今回この企画を実施した背景には、カンファレンスで制作するTシャツの在庫管理という課題がありました。
PyCon JP 2026では、2日目の8月22日、Coffee Breakの時間にあわせて、一口2,000円の寄付を募りました。また、寄付のお礼として、PyCon JP 2026のTシャツをお渡ししました。
Tシャツは印刷の都合上、イベントの3週間ほど前には発注枚数を確定する必要があります。そのため、参加者全員に行き渡るよう、過去の参加者数などを参考にしながら必要枚数を予測し、ある程度余裕を持って発注する必要があります。一方で、余裕を持って発注すると、どうしてもイベント終了後にTシャツが余ってしまいます。イベント後に大量のTシャツを保管しておく場所を確保することも容易ではありません。
せっかく主催メンバーが試行錯誤して制作したTシャツなので、できるだけ多くの方に使っていただきたい。さらに、PyCon JPを継続して開催していくためには、イベントの収支やコミュニティへの還元についても考える必要があります。
そこで、今回初めての試みとして、Tシャツを寄付のお礼としてお渡しする企画を実施しました。
結果として、約50名の方にご寄付いただきました。PyCon JP Associationのコミュニティブースで実施していた寄付とあわせて、合計150,500円のご支援をいただくことができました。（詳しくはブログ「PyCon JP 2026での寄付の報告」）
また、Tシャツについても約60枚をお渡しすることができました。ちなみに私自身も4,000円ほど寄付をして、PyCon JP 2026のTシャツを普段着として手に入れました。せっかく作ったものなので、実際に使ってもらえるのは嬉しいですね。
ご支援いただいた皆さま、本当にありがとうございました！
今回いただいたご支援は、今後PyCon JP Associationが実施するイベントにおける、遠方から参加される方への支援などを中心に活用される予定です。
最後に
tomoya です。今回は、PyCon JP 2026における参加者管理チームの取り組みの一部をご紹介しました。
参加者管理チームは、その名前のとおり、参加者の皆さんと直接やり取りする機会の多いチームです。受付や参加者向けの対応など、カンファレンスを快適に楽しんでいただくためのさまざまな業務に携わっています。
私たちも、皆さんにPyCon JP 2026を楽しんでいただけるよう、チームメンバーで試行錯誤しながら運営してきました。この記事を読んでくださった皆さんにも、PyCon JP 2026での体験を振り返っていただけたら嬉しいです。
そして、PyCon JPは参加してくださる皆さんによって成り立っているコミュニティでもあります。PyCon JP 2026にご参加いただいた皆さん、ありがとうございました！
それでは、来年のPyCon JP 2027、静岡県沼津市でお会いできることを楽しみにしています！
