PyCon JP 2020 システムチーム振り返り【スケジュール編#1】

はじめに

みなさんこんにちは。PyCon JP 2020システムチームです。 今年のPyCon JPはオンラインカンファレンスでしたが、めちゃくちゃ盛り上がりましたね。参加本当にありがとうございました。

さて、本投稿を含めて3回、ノウハウというほど大層なものでは無いのですが、システムチームがどのような活動をしていたのか、カンファレンスの裏側について紹介しちゃいます(*^▽^*)今後オンラインカンファレンスが増えてくるかと思いますので、少しでも参考になる情報を載せることが出来るように頑張って書きます。＼\٩( 'ω' )و //／

そもそもシステムチームって何するところなん？

PyCon JPは全員ボランティアで運営しているカンファレンスになります。今年のカンファレンスはそれぞれのメンバーがチームを横断して活躍していましたが、役割を明確にするという意味で、複数のチームが存在します。その中でのシステムチームの役割について説明します。

今年のカンファレンスではシステムチームは主に「Webサイト」周りを担当しました。Webサイトとは「ティザーサイト」と「本番サイト」の2つになります。

では、カンファレンス本番までスケジュールについて見ていきましょう。

スケジュール編#1

2019/12/26  システムチームキックオフ

カンファレンス自体は2020年8月28日からですがシステムチームのキックオフは実は昨年度に実施してました。その際はオンラインカンファレンスになるとはまだ決定しておらず、オンラインでもオフラインでもカンファレンスの成功を目指して頑張ろう、という感じでした。

2020/1 - 3

この時期はティザーサイトの作成、本番サイト作成の技術スタックの選定等を実施してました。ティザーサイトは出来るだけ早めに公開したい、という思いがあり昨年度使用したページを改変して再利用する方針に決まりました。

ティザーサイトの最終的なページはこんな感じです。

【ワンポイント】

本番サイトは毎年大きく変更されることが予想されますが、ティザーサイトは年度ごとにあまり変化が無いかと思います。今回は昨年のものを使いまわせるようにリポジトリ管理されていたため非常に少ない工数で作ることができました。ティザーサイトに関しては外注するのもありかと思いますし、数年間利用できそうな技術のみを使って作ると、来年度も再利用できるのでよいと思います。

2020/4

この時期は昨年度のサイトの仕様洗い出しを主に実施していました。全てをボランティアで回している関係で、Webサイト制作を内製するか、外注するかという議論が起きていました。内製するにしても外注するにしても、サイトの仕様洗い出しは絶対に必要ということで、どの程度の規模感のサイトなのかを把握するために仕様を洗い出してメンバーの認識合わせを実施しました。

【ワンポイント】

PyCon JPは、2018年、2019年のイベントのサイトを残しており、参照できるようになってます。今回の仕様の洗い出しの際に昨年度のサイトを見ながら、どのページが必要なのか、どのような機能が必要なのか、という洗い出しを実施しました。カンファレンスページは1年限りで閉じてしまうのではなく、ページが何年も残るようにすることで、来年度の作業が確実に減ると思います。

2020/5

システムチームとデザインチームの連携がうまくいっておらず、Webサイトのデザインがなかなか決まらないという問題が起きていました。この時期にはじめてTOPページのデザインが固まり、実装をはじめられる状態になりました。デザインチームとシステムチームとのデザインのやり取りはXDを使って行いました。また、デザインチームとシステムチームの垣根を超えて協力しやすくするために、SlackにWebサイト作成用のチャンネルを新しく作成してよりコミュニケーションが取りやすくなるように工夫しました。

【ワンポイント】

今回Webサイトのデザインをデザインチームにお任せするというスタンスをとっていましたが、この方法は良くなかったです。Webサイトのデザインを担当する人のレベル感によって認識にばらつきが発生し、コミュニケーションでの齟齬が多発してました。Webサイトのデザインを担当頂く方はシステムチームとデザインチームの両方を兼任する立ち位置が良かったと思います。また、デザインを作成できる人がいない場合は、デザインを早めに外注するという判断も必要かと思います。

(デザインの作成が遅れる→Webサイトの実装が遅れる、ということが発生するため)

少し長くなりましたので、この投稿ではここまでとします。本番までと本番後の作業については次の投稿で書きたいと思います。次回もお楽しみにー(*^▽^*)